Der Unternehmer-Notfallkoffer

Ein unternehmerischer Notfallkoffer sollte alle Informationen enthalten, die notwendig sind, um kurzfristig und ohne Einweisung die Geschäftsleitung eines Betriebes zu übernehmen.

Der Wirkungshorizont eines Notfallkoffers ist primär kurzfristiger Natur, um z.B. in einer Notfallsituation mittels eines Interims-Managers das Überleben des Betriebes sicherzustellen. Darüber hinaus kann er auch einem längerfristig eingeplanten Unternehmensnachfolger als Grundlage für eine strukturierte Einarbeitung dienen.

Zu den sinnvollen und notwendigen Inhalten zählen mindestens:

Rechtliches

  • Vollmachten (für alle Bankverbindungen, Steuerberater etc.; ggf. auch für alle weiteren Gesellschaften), sowie eine Liste aller existierenden Vollmachten
  • Testament inkl. Vermögensaufstellung, ggf. Ehevertrag
  • Gesellschaftsvertrag

Organisatorisches

  • Anweisungen für den Notfall (Ratschläge)
  • Vertretungsplan
  • Übersicht und Kopien wichtiger Verträge (Kunden, Lieferanten, Miete, Kredite), Patente, Lizenzen, Rezepturen, Bewilligungen, Genehmigungen

Praktisches

  • Passwörter für Computer
  • Aufbewahrungsorte für Zweitschlüssel
  • Codes, PINs, TANs für Online-Banking, etc.
  • Regelmäßig aktualisierte Kerninformationen (laufende Projekte)
  • Letzte Jahresabschlüsse
  • Kopien wichtiger Gesellschaftsunterlagen (letzte Protokolle der Beirats- oder Aufsichtsratssitzungen und/oder Gesellschafterversammlungen)
  • Kopien aller Versicherungspolicen
  • Wichtige Adressen und Telefonnummern (Lieferanten, Kunden, Rechtsanwalt, Notar, Steuerberater, Banker, Berater)
  • Notizen über etwaige informelle Absprachen (innerhalb und außerhalb des Betriebes)

Insbesondere bei der Gestaltung der notwendigen Vollmachten (Generalvollmacht, Handlungsvollmacht, Prokura, etc.) sollte unbedingt ein Rechtsanwalt zur Beratung hinzugezogen werden.

Mit Ausnahme des Testaments/Ehevertrages enthält dann der Notfallkoffer im Wesentlichen die Basisinformationen, die unmittelbar nach der Übernahme an den Firmenkäufer übergeben werden sollten.